Instalaciones para Evento

El proceso de facturación de las instalaciones para un evento puede variar drásticamente, dependiendo de la naturaleza del evento, lo requerido para las instalaciones necesarias, el número de asistentes y muchos más factores. Pero con alguna cuidadosa planificación, esto no tiene por qué ser un proceso complicado.


1. Planificación

En todo caso, la planificación es el centro en la organización del proceso. Un plan detallado y un presupuesto pueden ayudar a asegurar que todo el mundo sabe exactamente lo que debe hacer, cuando deberían hacerlo y cuánto costaría. Su plan debe examinar las razones de la organización del evento y la forma en que el principal objetivo se logra de forma óptima. Es importante tener en cuenta el impacto probable en el público objetivo, y la mejor manera de comunicar cualquier información sobre el evento a los posibles huéspedes. Sepa cuales son sus prioridades antes de empezar; Existe una enorme variación en el costo de la restauración, por ejemplo, es una buena idea de establecer prioridades de antemano. La fecha del evento es también una consideración importante, que debe tener cuidado para evitar las fiestas nacionales o religiosas y cualesquiera otras grandes eventos en el área al mismo tiempo. Otro gran acontecimiento es la ubicación no sólo podría desviar el objetivo, también podría aumentar el precio de muchos de los aspectos esenciales para el éxito del evento. Decida cómo va a informar a los posibles clientes de su evento y cómo van a responder; Diferentes soluciones pueden ser utilizados en función de la magnitud de su evento.

Puede ser una buena idea preguntar a sus invitados si tienen requisitos especiales. Por ejemplo, Los Minusvalidos podrá exigir rampas para sillas de ruedas, los diabéticos y los huéspedes pueden solicitar alimentos especiales. Estos requisitos especiales pueden influir en su elección del lugar de celebración, así que es mejor atender se sus invitados las necesidades con antelación.

2. Lugar del evento

Escoger el lugar del evento correcto es vital para asegurar que su evento sea un éxito. La elección puede ser interminable y cada evento tiene diferentes necesidades y un presupuesto diferente. Una agencia de alojamiento podría utilizarse para ayudar a elegir el evento y este podría ahorrar tiempo y dinero.

Para los más pequeños acontecimientos, lugares apropiados podrían incluir salas de la iglesia, las pequeñas salas de conferencias del hotel y los edificios públicos. El Costo seguramente será un factor importante en la planificación de los eventos más pequeños y, por ser el lugar, tiende a ser uno de los mayores gastos de la organización de un evento, es importante elegir una ubicación adecuada de precios. Para los grandes eventos, hay incluso más posibilidades de elección como lugares de celebración de escenarios deportivos y grandes salas de conferencias son sólo algunos de los lugares más tradicionales para eventos empresariales. Sin embargo, es cada vez más popular para uso interesante e inusual lugares para crear un interés adicional en un evento. ¿Por qué no considerar el alquiler de un yate o barco trasbordador, por ejemplo? Estos lugares estarán disponibles únicamente a los organizadores con un presupuesto relativamente alto, pero que pueden ser de gran utilidad en la generación de interés, la publicidad y la maximización de la asistencia a un evento.

La ubicación de un lugar es fundamental para asegurar que los asistentes tienen a la vez la capacidad y la voluntad de viajar a su evento. Las conexiones de transporte son importantes; Considerar cómo los asistentes llegarán al evento y, a continuación, asegúrese de que su lugar está bien vinculado con este método de transporte. Si las personas, tanto locales como nacionales e internacionales participarán en el evento, vale la pena examinar lugares que tengan buena autopista, ferrocarril y vías aéreas.

3. Hoteles

Si los asistentes viajan desde otras ciudades para llegar a su evento el hotel debe tenerlo en cuenta en su planificación. Para algunos eventos, el alojamiento en hoteles podrían incluirse: si trata de una conferencia de negocios, ya que alentará a los delegados a participar en la reunión. Si usted elige el alojamiento en hoteles, trate de elegir un hotel que está situado cerca de su lugar de celebración de su evento los asistentes no tiene su propio transporte y pueden ser reacios a pagar por los taxis o alquiler de coches. La calidad de los hoteles no debe superar el valor del evento, como se debe hacer hincapié en el contenido de su caso, y no la calidad de cualquier hotel. Si usted está reservando habitaciones para un gran número de invitados, y luego trate de negociar un descuento con la administración del hotel. Si lo desea, puede proporcionar a los huéspedes con una lista de alojamiento en hoteles, ayudándoles a elegir lugares en donde quedarse.

4. Eventos al aire libre

Los Eventos al aire libre pueden ser muy exitosos y puede parecer más atractivos que los tradicionales eventos en interiores. Sin embargo, la organización de un evento al aire libre presenta algunos retos únicos. Si sus invitados son numerosos puede correr el riesgo de aumentar sus costos y los posibles riesgos de seguridad tienen para su evento.

Asegúrese de que la ubicación que ha elegido para su evento al aire libre tiene el caso de las instalaciones pertinentes; Cerca de baños, vestuarios y aparcamiento podría contribuir a que su evento sea un éxito. Para los grandes eventos, es aconsejable el empleo de personal de seguridad, como se mencionó anteriormente; Esto puede garantizar que algunos de ellos que no sean huéspedes se quedan fuera.

Tal vez sea prudente revisar cualquier información sobre el tiempo en la fase previa a cualquier evento al aire libre: esto le asegura el caso de instalaciones adecuadas. Estos están disponibles de forma gratuita en Internet de hasta diez días en el futuro, y puede proporcionar un aviso previo de cualquier acontecimiento potencialmente – arruinado por las condiciones meteorológicas. Podría ser un valor de la formación de un "Plan B" opción solamente en el caso en el tiempo conlleva una vez; Transporte y otro tipo de lugares habrá que buscarla. Disponibles en una variedad de tamaños para adaptarse a la mayoría de los acontecimientos, una carpa ofrece una gran solución para todo tiempo fuera de los acontecimientos y que evite cualquier tipo de preocupación por las condiciones de lluvia.

5. Eventos Personales

Para eventos más grandes y más grandes instalaciones como el caso de centros de convenciones, la contratación de personal podría ser la mejor opción para la gestión de la administración de su evento. Algunos lugares incluyen su propio personal que pueden ayudar con el bar y servicio de las necesidades y en algunos lugares no se incluirá a todos los funcionarios, así que asegúrate de saber exactamente lo que está incluido. Dotación de personal. Estos organismos pueden proporcionar personal capacitado para lugares que no vienen con el personal de espera y un bar personal es una necesidad si usted va a proporcionar alimentos y bebidas para sus invitados, aunque una mesa buffet podría ser una buena manera de reducir los costos. Debe tener en cuenta el nivel de formación que usted desea que su personal de hospitalidad maneje; Por ejemplo, los meseros capacitados pueden añadir un toque especial, ya que podría preparar cóctel mezcla personales.

Personal entrenado también puede llegar a ser una elección difícil y el entretenimiento evidentemente varían entre los acontecimientos. Para eventos orientados a la familia, ¿por qué no considerar la posibilidad de un mago, se enfrentan a los niños pintores o artista? O para un evento relacionado con más de negocios, entretenimiento personal podría incluir cantantes y bailarines. Asegúrese de que hay suficiente personal de la entrada de los huéspedes; A menudo hay llegadas tarde y con una lista de los que pueden llegar todavía le ayuda para cualquier decisión de retrasar el evento. El personal debe estar también a la mano para eliminar los residuos de todo el sitio antes, después y durante el evento.

Para los grandes eventos, puede que desee contratar a los profesionales de la medicina en caso de cualquier problema, especialmente si es la celebración de un evento en centros de convenciones, que son bastante considerables. Es posible que se pueda contratar a personal de la ambulancia de caridad para un honorario pequeño, y con ello se dispondría de paz de la mente que cualquier médico incidentes podían tratarse rápidamente.

6. Proveedores de comida

El Abastecimiento de comida forma a menudo una parte importante de cualquier presupuesto para un evento. Si los huéspedes están viajando largas distancias para asistir a un evento, ellos más que probable esperan la llegada de alimentos, y si el evento dura más de un par de horas, incluso se podría exigir alimentos. Las opciones relacionadas con la solución de abastecimiento de comida son infinitas y cada evento demanda un nivel diferente. Las empresas de Abastecimiento de comida le puede proporcionar a su evento la preparación de aperitivos fríos y calientes, que podría ser o bien servido por camareros a los invitados, o puesto en una mesa buffet. Las empresas a menudo ofrecen diversos paquetes, cada uno por un monto diferente para cada invitado y ofrece diferentes tipos de alimentos. Puede ser una buena idea para ofrecer refrescos a la llegada a su lugar de reunión, dando a las personas la oportunidad de mezclarse y proporcionar el tan necesario momento de la relajación de los huéspedes que han viajado largas distancias.

Para los más pequeños eventos, un restaurante de hotel u otro lugar de celebración compartida podrían ofrecer el servicio de restaurante. Al Inicio el abastecimiento de comida podría utilizarse también para pequeños eventos pues los invitados a menudo sólo esperan pequeños aperitivos y bocadillos. Es importante que el nivel de servicio coincida con el evento a realizarse ya que podría resultar en residuos y costos innecesarios. Para mantener bajos los costos puede que desee considerar la posibilidad de enviar un anticipo del menú a sus invitados, que les permita responder con plato de su elección. Ello reduciría a un mínimo los desechos, ya que cada visitante sólo se sirve el plato que ellos han elegido.

7. Decoración

El entretenimiento y la decoración puede ser el más recordado de los aspectos de su evento. En un mundo donde la mayoría de las personas se utilizan para salir a cenar y que asisten a las funciones, la decoración y el entretenimiento pueden ayudar a que su evento sea de mas alta categoría que el resto. Esto, evidentemente, tiene que ser discutido con los propietarios y el lugar tendría que ser limpiado inmediatamente después de que el caso haya terminado, que puede ser una cara y lenta tarea. Algunas agencias pueden proporcionar decoraciones y escogerlos para un precio fijo. Condecoraciones podría incluir pancartas, flores, globos y mucho más en función de la naturaleza del evento. Tenga cuidado de no exagerar la decoración, ya que puede ser a menudo una distracción de la verdadera naturaleza del acontecimiento.

La Decoración podría incluir la orientación a los clientes para la localización principal de su actividad, por ejemplo, las señales colocadas alrededor del lugar de celebración y la zona circundante informan a los clientes el estacionamiento y la ubicación de check-in en la zona, sería muy útil. También podría considerar la creación de un escenario para su entretenimiento, si no se proporciona etapa en su lugar elegido. Asegúrese de que la decoración se hace con mucha antelación, lo que permite que las otras áreas de su evento que se va a crear sin interferencias.

8. Agencias

Hay diferentes tipos de organizaciones de gestión de la reserva de alojamiento y organizaciones que pueden colaborar en la programación y funcionamiento de cualquier evento. Estos organismos pueden o no cobrar un precio por sus servicios, pero pueden ser un instrumento muy útil. La mayoría de los organismos será en una singular posición de negociación con los proveedores y ellos tienen la experiencia para administrar una variedad de situaciones, y hacer frente a cualquier problema que pueda ocurrir. Una agencia puede tener lugares adecuados y darle una lista de las más viables, una buena negociación de precios frente a su lugar elegido. Del mismo modo, la organización podrá encontrar locales adecuados y hacer una reserva de alojamiento requiriendo habitaciones. Algunas organizaciones proporcionarán un representante que pueda ser parte en el día de su evento para hacer frente a los problemas a medida que surgen.

Puede ser una buena idea para cualquier agencia leer la letra menuda antes de registrarse. Algunos organizaciones tienen más experiencia que otros y algunos pueden ocuparse específicamente de su tipo de evento. Un ejemplo de esto sería un planificador de bodas, que será mucho más adecuado para la organización de una boda que una organización de eventos en general.

9. Eventos farmacéuticos

Eventos farmacéuticos o reuniones están sujetas al escrutinio de la Asociación de la Industria Farmacéutica Británica (ABPI) Código de Prácticas, que se considera el mundo estándar de la industria farmacéutica para eventos. Por esta razón, es importante examinar cuidadosamente cualquier plan de conferencias o reuniones en esta industria.

El Código de Práctica de la ABPI se describe las reglas que las compañías farmacéuticas deben mantener, y la cláusula 19 establece que acontecimientos farmacéuticos no deberían ser abiertamente suntuosos y extravagantes. Hostelería en estos eventos, por tanto, debe mantenerse en un mínimo y no debe menospreciar el contenido científico de estos eventos. Los viajes por vía aérea deben mantenerse al mínimo y, cuando sea necesario, se debe usar en clase económica. Hoteles y lugares de entretenimiento no debe ser orientada y la razón principal de los delegados podrán asistir a los contenidos educativos de la reunión.

Obviamente, la hospitalidad que se espera y si los delegados viajaban largas distancias para asistir a un acto, a continuación, el abastecimiento de comida se debe brindar siempre. Lo principal es recordar que el nivel de hospitalidad debe coincidir con el contenido y la duración del evento.
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