Oficina Virtual

Sin lugar a dudas, la Internet ha tenido un mayor efecto en la vida de las personas de todo el mundo, en el modo de pensar y hacer negocios. La capacidad de la computadora se ha incrementado exponencialmente, más y más personas están haciendo negocios a través de la internet, y el software de oficina virtual es a menudo la mejor herramienta para ayudarles a satisfacer sus necesidades.


1. PBX Virtual - Descripción

Un PBX representa el intercambio de la Subdivisión de Intercambio, y es esencialmente la versión moderna de un cuadro de distribución del hotel antiguo. Un PBX actualiza el sistema y permite llamadas la transferencia de llamadas teléfono a una persona o contestador. Esto es especialmente importante para la pequeña empresa titular o propietario de un negocio en el hogar. En lugar de tener que llamar clientes y ser respondido por un niño, que grita a través de la casa de su madre o padre para que conteste el teléfono, los empresarios pueden dar a conocer un número que se va a responder por una recepcionista virtual o que ofrece a los clientes una menú automatizado de opciones preprogramadas. De esta manera, los empresarios pueden tener la confianza de que sus llamadas están siendo respondidas con cortesía y profesionalismo, y siempre se están dirigiendo al lugar correcto.

2. Negocios en casa y Oficinas Virtuales

Las empresas en casa representan aproximadamente la mitad de todas las empresas que operan en América. Para los empresarios que están comenzando sus propios negocios por primera vez, la falta de una verdadera oficina, significa que una oficina virtual puede ser la mejor apuesta. Existe una gran variedad de paquetes disponibles en la Internet para diversas oficinas virtuales, o las suites de oficina ejecutiva. Normalmente, los paquetes que ofrecen son, servicio de correo, servicio de teléfono, o ambos. Con cualquiera de estos servicios, el negocio en casa sea capaz de proyectar una más afinada y profesional imagen. En lugar de dar a los clientes una clara dirección de residencia, o de un número de teléfono que podrían ser respondidas por los niños gritando, el propietario del negocio se siente mas seguros de dar una dirección ejecutiva y / o número de teléfono que él o ella sabe que se va responder profesionalmente. Típicamente, la tasa de estos servicios es relativamente baja, alrededor de $ 25 por mes individualmente, y son realmente muy valiosas para la empresa que desee presentar una imagen profesional y confiable a los clientes.

Mientras que algunos empresarios podrían eludir la suma de un cargo mensual para un edificio en el que en realidad no viven de su presupuesto, el valor de estos servicios es prácticamente incalculable. En lugar de intentar crear sus propias recepcionista virtual costoso e impractico o el sistema PBX, los dueños de negocios obtenían acceso a un sistema que ya está en marcha y funcionando. Todo el mantenimiento y las necesidades de servicio se hacen cargo de la empresa que ofrece el paquete, que por sí mismo es un gran ahorro a los empresarios que usan el sistema. Si el sistema es un sistema PBX organizado, donde las líneas telefónicas se ejecutan desde una empresa mas grande, en lugar de ser centrada en los locales, hay tantas líneas disponibles que un cliente debe esencialmente nunca escuchar una señal de ocupado. Los sistemas PBX organizados también ofrecen más prestaciones que el sistema menos flexible basado en hacer. Además, muchos de paquetes suites ejecutivas, ofrecen a los suscriptores la opción de utilizar sus lujosas salas de conferencias por una tarifa por hora. Esto permite a la empresa la oportunidad de reunirse con sus clientes en una impresionante y muy profesional sala - mucho mejor que la realización de una reunión en una oficina en casa rebosada de gente y así tratar de hacer buenos negocios. The low hourly fee is far superior to renting office space that may sit empty for days or weeks at a time, and covers the cost of maintenance and furniture upkeep. La baja tarifa por hora es más conveniente que el alquiler de oficinas vacías que pueden tenerse vacías durante días o semanas a la vez, y además cubrir los gastos de conservación y mantenimiento de mobiliario. Los negocios alquilados no tienen que preocuparse de estas tareas rutinarias, y puede centrar todo su tiempo, energía y las relaciones con los clientes.

3. Los beneficios de un sistema PBX Virtual

Cualquier empresa que tenga empleados que viajan de un lugar a otro, ya sea en el mismo edificio o en todo el país, puede beneficiarse de un PBX virtual. Con un PBX virtual, las llamadas son contestadas por una recepcionista virtual o un menú automatizado, preguntando al cliente o el cliente para seleccionar a la persona o departamento que pueda responder con sus necesidades. El PBX virtual puede entonces enviar la llamada a la zona correspondiente, y la persona que llama puede hablar con una persona o dejar un mensaje. Los sistemas PBX Virtual de hoy tienen una amplia gama de opciones, que son personalizables por el negocio que está utilizando el sistema. Por ejemplo, si una empresa quiere asegurarse de la respuesta de llamada de un cliente, incluso si el particular empleado se encuentra fuera de la oficina, la llamada puede ser al teléfono celular del empleados, o a otro número que el empleado ha seleccionado previamente. Como alternativa, la llamada puede ser transferida a otro miembro del mismo departamento que el cliente está pidiendo, de manera que cualquier pregunta que el cliente pueda tener puede responderse.

El componente de viaje del sistema virtual PBX es lo que lo hace tan atractivo para tantas compañías. En lugar de estar atado a una sola ubicación física, o tener que ofrecer a los clientes una gran cantidad de números diferentes para tratar de localizar a un empleado, los propietarios de empresas pueden dar a un solo número y tener la certeza de que ellos siempre están disposición. De esta forma, si el cliente llama y el empleado está en otro piso del edificio, ha salido a almorzar, o trabaja desde su casa durante el día, la llamada telefónica se realizara través de donde sea que este el empleado.. Todo lo que tienes que hacer es entrar en la información en el sistema que transmita la llamada, que son fiables, accesibles cada vez que un cliente lo necesita.

4. El software virtual de conduce a la mejora de las prácticas de contratación

Cada vez más empresas se están dando cuenta de que un nuevo y más mercado mundial puede ser una ventaja para su modelo de negocio. El viejo modelo de contratación se ha convertido prácticamente obsoleto; más y más empresas se están dando cuenta de que tiene poco o ningún sentido contratar a personas sólo por el hecho de ser vagamente cualificados y que viven en la misma región geográfica como la oficina corporativa. Cuando las empresas tienen acceso a las oficinas virtuales y software de la colaboración virtual, se sabe que cualquier persona con acceso a Internet es un candidato potencial para el empleo, y, por tanto, pueden seleccionar de una esfera mucho más amplia de lo normal. Cualquier solicitante de empleo en el mundo, que es altamente cualificado en el área del negocio de la empresa puede ser un empleado. Las empresas pueden contratar a los trabajadores, no sólo a tiempo completo o parcial, sino también como contrato empleados. La mayor flexibilidad que ofrece las oficinas virtuales y la colaboración virtual de software en la creación de empresas, es que son mucho más flexibles en el mercado de hoy en día, y siempre están dispuestos a hacer cambios en su estructura empresarial y metodología de negocios cuando es necesario. El contrato de los trabajadores es con frecuencia más motivados para hacer el trabajo rápido y bien, a fin de que puedan recibir sus pagos y obtener una buena recomendación de la empresa. Ellos están buscando trabajo o pidiendo las recomendaciones que les permitan ser contratados por muchas grandes empresas. De esta manera, la empresa obtiene la contratación de un candidato al trabajo, que está motivado para hacer el mejor trabajo posible, lo más rápidamente posible, y al contratar empleados estos tienen la libertad de decidir la forma en que desean realizar el trabajo, y la oportunidad de trabajar en múltiples Proyectos al mismo tiempo. De esta manera, las oficinas virtuales y la colaboración de software virtual han revolucionado el viejo estándar de hacer negocios en beneficio de ambas empresas y la contratación de empleados.

5. Software Virtual ¿Qué puede hacer por una Empresa?

Una oficina virtual y colaboración de software virtual puede permitir que las compañías de software enlazar las mentes mas brillantes de todo el mundo como si estuvieran sentados en la misma sala. Las empresas están empezando a reconocer finalmente que es de su propio interés tener a los mejores y más brillantes empleados que deambulan por el país y el mundo. Los empleados encontraron una gran cantidad de nueva información y métodos innovadores para hacer negocios, y con el clic de un botón, es como si estuvieran allí mismo en la oficina. Los empleados pueden dialogar con el jefe, intercambiar ideas, asignar proyectos, obtener información, y en general hacer todo lo que normalmente hacemos en la oficina, pero sin viajar diariamente. Las empresas que se aprovechan de estas capacidades son ahora más flexibles y adaptados a las modernas formas de hacer negocios. Son capaces de contratar cualquiera que puede beneficiar a la empresa, sin tener que dar facilidades para ellos. De hecho, el tele conmutador es visto como un beneficio en sí mismo por muchos empleados. Después de todo, ¿quién necesita un gimnasio en el lugar de su oficina, si son más que capaces de salir de la pantalla de la computadora y salir a correr cada vez que ellos quieren?

La colaboración software virtual también hace más dinámica la situación de una oficina, que el antiguo modelo permitido. En lugar de esperar a un compañero de trabajo para un obtener un archivo de un fichero o de una secretaria enojada, los trabajadores pueden compartir el acceso a un grupo de la comunidad, con todos los documentos que necesitan. Ellos pueden hacer cambios en el texto del anuncio y compartirla instantáneamente con los demás miembros de un equipo. Lo que es más importante, todo el mundo tiene acceso a todos estos recursos donde y cuando lo necesiten. Si un empleado tiene que llevar a niño a la escuela de teatro, él o ella pueden traer computador portátil y enviar un par de mensajes de correo electrónico en el intermedio. Si el empleado prefiere trabajar en las noches, él o ella pueden fácilmente hacerlo, y compartir información en la red para que sea allí cuando los demás miembros del equipo accedan a los archivos.

6. Teletrabajo y Productividad

Cuando Internet empezó a permitir a los trabajadores el teletrabajo, y hacer su trabajo desde sus hogares, había muchos temores de que este fenómeno reducirá en gran medida la productividad. En los años siguientes, estas preocupaciones han sido refutadas una y otra vez, y, de hecho, resulta que lo cierto es lo contrario. En general, los trabajadores son mucho más productivos cuando son capaces de trabajar a un ritmo que les convenga, y cuando pueden tomar descansos cuando sea necesario.

Con la colaboración de software virtual de oficina, ya no es realmente necesario para los empleados o consultores estar reunidos en un lugar físico. La otra ventaja crucial que estas oficinas virtuales permiten más de la explotación de los modelos tradicionales de de un negocio, con la colaboración virtual de software, las empresas pueden contratar a personas con una probada experiencia para que trabajen para ellos sobre una base contractual. Esta situación puede ser la mejor solución para los trabajadores y para las empresas. Permite que los empleados realmente afinen y utilicen su experiencia particular cuando y cómo sea necesario, arbitrariamente, sin que les exija estar en una "oficina" por cuarenta horas o más por semana. También estos empleados contratados tienen la facultad de negociar sus contratos basados en la conciencia de que su talento puede ser útil para muchas empresas en todo el mundo, sin restringir su búsqueda de trabajo estrictamente a las empresas locales. Para la contratación de las empresas, oficinas virtuales y la colaboración de software virtual les permite utilizar las mejores mentes que están disponibles en el mundo, sin preocuparse por su integridad física o ubicación geográfica. Las oficinas virtuales también permiten a las grandes empresas reducir los gastos generales, por ejemplo, en el mantenimiento de los edificios de oficinas. Un nivel reducido de personal permanente significa que la empresa puede tener una menor sede física, y menos incidental personal como secretarias, directivos, servicios de limpieza, etc.

7. Recepcionistas Virtual

No se trata de que sólo las grandes empresas que pueden beneficiarse de la oficina virtual de software. Para compañías más pequeñas o de empresas en casa con una plantilla de sólo uno o dos, las oficinas virtuales pueden ayudar a presentar un valioso aire de profesionalidad. La Internet ha creado una verdadera explosión de las empresas virtuales que ofrecen recepcionistas virtuales y servicios de PBX. Para cualquier empresario, joven o viejo, que está empezando sobre su propia vida con un negocio, estos servicios pueden ser la salvación. Una recepcionista virtual preprogramados puede proporcionar respuestas a las preguntas más simples o, lo que se ahorraría la empresa titular por una interrupción. Una recepcionista virtual también puede educadamente enrutar las llamadas entrantes a la casilla de voz de forma apropiada, el cliente estará seguro de que alguien tomara en serio sus preocupaciones. La imagen profesional que una recepcionista virtual significa para un cliente o consumidor, que la empresa puede concentrarse en hacer su negocio tan exitoso como pueda, sin tener que preocuparse por la contratación de una persona menor de edad para manejar las relaciones con los clientes.

8. Eliminar las frustraciones ende la oficina con oficinas virtuales

Una de las mejores cosas de las oficinas virtuales y la colaboración de software virtual es que se permite a los empleados realmente centrarse en el negocio y los proyectos que se traten. Al eliminar la necesidad de una oficina física, las empresas se deshacen de la necesidad de que los empleados viajen al trabajo e invertir en costosos armarios profesionales. También se libra el lugar de trabajo de la mayoría de los tontos, de las pequeñas disputas y la política de oficina de compartirla con personas poco atractivas, y desconocidos. Las realidades de la vida de oficina, que constituyen gran parte de la materia de los dibujos animados, como los ruidos cerca de sus compañeros de trabajo, o la insuficiencia de las máquinas expendedoras de alimentos, son reliquias del pasado, cuando los empleados pueden trabajar desde la comodidad de su Propia casa. El tiempo que se han gastado en el camino, atrapado en el tráfico y la frustración, puede ser mejor utilizados en el escritorio de la computadora, trabajando felizmente en el proyecto a la mano. Las distracciones de ruido como las conversaciones que son tan frecuentes en una oficina desaparecen por completo, y el empleado puede trabajar al ritmo que él o ella prefiere, sin interrupciones.

9. Cualquier negocio puede Beneficiarse del Software Virtual

No hay límite a los tipos de empresas que pueden beneficiarse de las nuevas tecnologías, que vincula a los trabajadores, las empresas, y los clientes de manera más rápida y fiable. Puesta en marcha la empresas de consultoría que en esencia consisten en un par de personas con grandes mentes y un montón de nuevas ideas pueden desprender un negocio profesional con una imagen de recepcionista virtual. Las empresas de planificación de boda cuyos empleados están frecuentemente fuera de la oficina, reunidos con los proveedores, el asistir a una boda, o salas de recepción, se puede aprovechar este tiempo con los sistemas PBX virtual. Escritores independientes pueden compartir ideas e interactuar con los clientes a través de la colaboración de software virtual. La naturaleza en constante evolución de estos sistemas de software significa que las empresas pueden seguir beneficiándose en su crecimiento y expansión.. Existen nuevas características que continuamente se agrega, y nuevas formas de utilización de los programas informáticos que están diseñados. Las posibilidades son infinitas para esta nueva tecnología en beneficio de la empresa, independientemente del tamaño de la empresa o del tipo de negocio que en el se encuentre.
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