Software de gestión de Contactos

Selecciona el software correcto para la gestión de contactos, es fundamental cuando se considera la automatización de su fuerza de ventas e integrarla con las funciones de ventas de su oficina, las funciones de marketing y servicio al cliente. He aquí entonces algunas cosas que considerar a la hora de seleccionar el software de gestión de contactos para su negocio.


1. Flexibilidad y la adaptabilidad

La implementación de un software de gestión de contactos, obligará a los tomadores de decisión de la empresa a considerar sus procesos de negocio y cuán eficaces y eficientes son. La planificación inicial y la evaluación, seguirán trayendo un debate serio de estos procesos de negocios y puede dar lugar a cambios en la forma en que un ciclo de negocios es administrado. Al realizar la evaluación inicial, las preguntas que se deben formular, deben ser en relación a la flexibilidad de su software de gestión de contactos y la efectividad en la automatización de la fuerza de ventas y gestión de centros de contacto, estas áreas reflejan cómo una empresa se destinada a operar. El software de gestión de contactos no debe convertirse en cola técnica que mueva al perro de la empresa. Haga preguntas de su software de gestión de contactos al proveedor, tales como: ¿Tiene usted un módulo de negocio específico en el software de gestión de contactos que se enfoque a mi empresa por ejemplo, bienes inmuebles, consultorios médicos, despacho de abogados? Tenemos una estrategia única de ventas, en la que la venta de nuestros productos requiere la entrega por parte de un individuo especifico dentro de un equipo, ¿cómo el software de gestión transmite la información al individuo especifico y quien es notificado si esto no ocurre? Operamos a través de varios sitios, ¿cómo el cliente que se relaciona con nuestro personal en un sitio, puede ser notificado de los acontecimientos con un cliente en otro sitio por del software de gestión?

2. La facilidad de uso para su adopción por los usuarios

La implementación de un software de gestión de contactos, es una clave esencial en la aplicación de una estrategia de información de negocios, sin embargo no importa que tan buena se la solución de software, siempre tendrá que enfrentarse a dificultades considerables y las repercusiones consiguientes en los costos si los usuarios no son capaces de adaptarse rápidamente o adoptar el software de gestión de contactos. La gestión de centros de contacto, si se trata de un centro dedicado a contactos o un grupo de personal ya existente dentro de la empresa que se dedica a contestar el teléfono, tendrán que ser capaces de reaccionar y recoger información mientras se encuentren en el teléfono en tiempo real. ¿Qué tan rápido será capaz de responder el software de gestión de contactos?, ¿puede ser abierto rápidamente sin importar la ubicación del personal?, y ¿qué tan rápido pueden utilizar el software de gestión de contactos para introducir la información de los clientes en una llamada telefónica? En este caso usted deberá hacer preguntas acerca del software al proveedor, tales como: ¿Qué tan similar es la interfaz de usuario de los paquetes de aplicaciones de negocio existentes, en relación al procesador de palabras o la aplicación de hoja de cálculo que utiliza actualmente? ¿Qué opciones de capacitación existen para sus empleados de tal forma que se familiaricen con el software y cual es el costo de las capacitaciones? Si está usando un software de gestión de contactos como parte de la automatización de su fuerza de ventas, ¿podría un representante de ventas que se encuentre con un cliente, llamar a la oficina y obtener información del cliente en tiempo real? o tendría que esperar algún tiempo, si así fuere ¿cuánto tiempo debe esperar? Pida una demostración del software de gestión de contactos en su hardware, para que pueda ver cuánto tiempo tarda en abrir, tanto la apertura inicial de la solicitud o cuando la aplicación esta minimizada pero corriendo en su ordenador.

3. Escalabilidad

Software de gestión de contactos, automatización de la fuerza de ventas y gestión de centros de contacto, son todas frases que se asocian con grandes negocios de las clase alta empresarial, en las que las empresas tienen el presupuesto para gastar en esas herramientas de gestión. El hecho es que este ya no es el caso y estas herramientas están disponibles para las pequeñas y medianas empresas con un presupuesto del mismo tamaño, sin embargo, que no es por sugerir que una pequeña empresa tiene el deseo de seguir siendo pequeña. El cómo un software de gestión de contactos puede crecer para satisfacer la expansión de su negocio, es una cuestión clave a considerar antes de comprometerse o hacer una compra. Alguna de las preguntas que podría hacerle a su proveedor: ¿Cómo puedo añadir nuevos representantes de ventas ala base de datos del software de gestión de contactos? ¿Cómo maneja el software de gestión de contactos, las divisiones geográficas de un territorio y las asigna a un representante de ventas? Si abro un nuevo sitio de negocios, ¿cómo el llevara información el software a ese nuevo sitio? ¿Cual será el costo de esto? Mi empresa opera en varios mercados discretos, ¿como el software manejara la Información de los clientes comunes?

4. Soporte técnico después de la implementación del software

Cuando una empresa considera seriamente la automatización de su fuerza de ventas por lo general, lo hace con el propósito de que su fuerza de ventas sea más productivas, así como proporcionar un proceso unificado de ventas, con el que todos los clientes que tratan con el personal de la empresa estén familiarizados y para garantizar una experiencia estandarizada para el cliente. Todo esto está muy bien, cualquier persona puede navegar un barco con el mar en calma, pero ¿que ocurre cuando el agua se pone revuelta? Usted necesita estar seguro de que cuando el software le lance una bola curva, usted pueda minimizar los problemas del cliente e interrupciones del negocio. He aquí alguna Información útil que puede pedir a su proveedor de software de gestión de contactos: ¿Qué servicio de soporte técnico está disponible con el software de gestión de contactos? ¿Este funciona con el horario comercial o las 24 horas del día, los 365 días del año? ¿Cuánto cuesta o esta incluido en los derechos de licencia? ¿Pueden las tareas de soporte técnico, ser llevadas a cabo por personal de la empresa, si es así qué tipo de formación y apoyo que necesitan?

5. Presentación de informes

Como se presentara la información de los cliente, dependerá del usuario del software, la gestión de la información, puede requerir una visión general del negocio y exigir indicadores clave de rendimiento, que pueden ser presentados de manera clara y numérica o en forma gráfica, sin embargo un representante de ventas podría necesitar la historia las ventas realizadas y las ventas perdidas con un cliente específico. Los representantes de servicio al cliente requieren información diferente a la que un representante de ventas necesita, ellos deben centrarse en el historial de quejas de un cliente o tal vez deben enfocarse en ciertos requerimientos que deben ser cumplido en un contrato. Cómo se presenta la información dependerá del usuario. Cuando se efectúe la automatización de la fuerza de ventas, el software de gestión, debe ser capaz de presentar información pertinente a los representantes de ventas y sus directivos, esta debe ser clara, precisa y actualizada, especialmente para su uso en las reuniones con los cliente y entregadas en forma y debe ser de utilidad para planear los ciclos de venta. Cuando se considera un software de gestión para permitir la gestión de centros de contacto, el software debe ser capaz de capturar la información pertinente y entregar la de información de los clientes, de forma fácil y rápida al personal de los centros de contacto. El personal de gestión de ventas y de los centros de contacto, requerirá la presentación de informes con información que les permita reaccionar y tomar decisiones de negocios efectivas y eficaces en respuesta a los cambios del mercado y las demandas de los clientes. Los gerentes desean poder evaluar el rendimiento global de la empresa y tienen la capacidad de investigar en que área realmente se genera el éxito del negocio, con el fin de aprovechar esas oportunidades, al mismo tiempo, identifican los resultados de las empresas en las áreas donde hay fallas, con el fin de adoptar de medidas correctivas y proteger al negocio de los riesgos. Algunas preguntas a considerar aquí, podrían incluir: ¿Cómo manejara el software los elementos clave en el control del desempeño, y que tan simple será recuperar información de los clientes que se relacionan con nuestro personal? ¿Qué tipo de reportes vienen integrados en el software, y que tan sencillo es crear reportes personalizados? ¿Cómo le facilitará el software a un gerente, la búsqueda de información especifica, para conocer las actividades de un cliente o de una transacción? ¿Cómo maneja el software la información de los clientes y como puedo estar seguro que les permitirá acceso únicamente a aquellas personas autorizadas a esta información?

6. Ubicación remota

Si su negocio opera desde varios lugares, entonces debe haber un mecanismo para actualizar y acceder a los servicios centrales de la base de datos del software de gestión de contactos de forma rápida, para que los usuarios a otras sucursales puedan obtener la misma calidad de la información que un usuario en la sede. Los centros de gestión de contactos pueden ser administrados por un proveedor externo, en una ubicación distinta a la de su empresa o aún si es administrada dentro de su empresa, puede hacerse en ubicaciones menos costosas - por ejemplo, su banco rara vez opera un centro de llamadas desde el mismo lugar en que las transacciones son hechas por los clientes. Si la automatización de fuerza de ventas es un factor clave para la aplicación de un software de gestión de contactos, entonces la entrega de información a sus representantes de ventas ubicados en sitios remotos donde no pueden reportase a la sede central, es crucial. En este caso será el hogar del representante de ventas, donde tendrá que acceder y actualizar la información de los clientes. Considere la posibilidad de hacer estas preguntas la hora de buscar software de gestión de contactos: ¿El software soporta la función de acceso remoto? ¿Qué tan compatible será el software con mi herramientas de seguridad como los firewalls, o será necesaria una actualización en mis sistemas de seguridad electrónica? ¿Cuáles son los requerimientos de hardware y software tendrán los trabajadores que opera desde su hogar para poder acceder al software de gestión de contactos? ¿Se necesitará alguna actualizaron de hardware o software en la sede para la instalación del software de gestión de contactos? ¿Cuál será el costo de una aplicación útil para trabajadores en locaciones remotas? ¿Puede el software, entregar reportes desde aplicaciones web y como se manejaran los aspectos de seguridad en estas aplicaciones?

7. Soluciones móviles disponibles

Se asume que cuando una empresa, opta por la automatización de su fuerza de ventas, esta está tratando de hacer a su ventas de forma mas eficaz y productiva. Los representantes de ventas, deberían priorizar su participación dos actividades: la búsqueda nuevos clientes y hacer mas negocios con los clientes existentes. Todo lo demás, es considerado una actividad no productiva que una empresa debe mantener reducida al mínimo, y de hecho esta es una característica clave de la de automatización de fuerzas de ventas. Si su negocio requiere representantes de ventas fuera de la oficina, para tratar con los clientes existentes y la creación de nuevos, entonces vale la pena estar en condiciones de entregarles la información de los clientes, en lugar de obligarlos a regresar repetidamente a la oficina en busca de información. Con las computadoras portátiles, la conectividad de banda ancha y los teléfonos móviles hay pocas razones para que un representante de ventas regrese a la oficina y desperdicie tiempo valioso de ventas, cuando la información ser transmitida a ellos directamente o ser colocada a su disposición en un portal de Internet. Tiene más sentido empresarial, llevar a Mahoma a la montaña y no al revés, he aquí algunas preguntas para considerar, con respecto a los elementos móviles de un software de gestión de contacto: ¿Puede el software de gestión de contactos, soportar acceso a la base de datos vía internet? ¿Cómo el software maneja el envío y actualización de la información de un cliente por parte de un representante de ventas? ¿Qué tan rápido puede el software enviar información, vía internet de banda ancha?

8. Integración de software de contabilidad y de control de inventarios

La automatización de fuerza de ventas y los centros gestión de contactos, se relacionan principalmente con los aspectos frontales de una empresa, es decir, cuando la participación del cliente es obligatoria. Esto no significa, que es todo lo que una empresa requiere de in software de gestión de contactos, se debe considerar de igual forma, los efectos sobre los niveles de inventario y las implicaciones contables. Muchas empresas ya operan su contabilidad y control de existencias mediante aplicaciones de software, pero la pregunta clave es que tan fácil será integrar su software de gestión de contactos, con estar otras herramientas clave. Algunas preguntas que se deben hacer sobre este aspecto, pueden incluir: ¿Cómo el software de gestión de contactos, maneja la transferencia de datos de los programas de control de existencias y los sistemas de contabilidad? y viceversa, ¿cómo el software de gestión de contactos transfiere la información a estas aplicaciones? ¿Podrá el software de gestión de contactos, manejar alerta existentes o propuestas del sistema de control de inventario, tales como niveles de existencias o la imposibilidad de suministro inmediato a un cliente? ¿Cómo puede el software de control de contactos, alertar a la aplicación de la contabilidad sobre un reembolso o crédito a un cliente y actualizar el balance de inventarios en el caso de una devolución del producto?

9. Consideraciones de costos

El costo de implementar un software de gestión de contactos y la obtención de algunos medios de comparación entre diferentes proveedores puede ser extremadamente desconcertante, esto dado al clima actual de concesión de licencias tecnológicas, así como la cotización de aspectos diferentes de un software en relación al de los demás proveedores. Usted debe ser capaz de elaborar un aproximado al costo total de propiedad de su software de gestión de contactos para la gestión de contactos, para esto puede incluir ciertos elementos, como los siguientes: -Costo inicial de licencias -Costos de suscripción y renovación (usualmente anuales) -Costos de entrenamiento - Niveles de soporte técnico (a menudo se ofrece un nivel básico de servicio, pero para más una rápido y amplio, usted deberá pagar más) - Costos asociados, si un tercero esta aplicando una solución innovadora Usted también deberá considerar los costos de oportunidad, generados por la inactividad del sistema mientras se instala y sus empleados se familiarizan con el software. Obviamente entre mayor sea el tiempo, mayor será el costo de oportunidad, ya que al implementar un software de gestión que opere en manera similar a Windows le permitirá disminuir los tiempos de adaptación e implementación.
Artículos Regionales
Artículos Similares
- El CRM en la Gerencia de Mercados
El cliente ha representado en los últimos años un rol determinante en función del desempeño de una buena gerencia de mercados que quiere garantizar buenos servicios, satisfacción de necesidades, conquistas de mercados. Es por eso que a continuación te hablaremos del CRM (Administración de Relaciones con los Clientes)...
- Sistema de Imágenes para Documentos
- Software para Restaurantes
- Soluciones E-business
- CRM: Un Proyecto Empresarial
- Palm Pre - El Celular de Palm
- Software para el Manejo de Documentos
- Red De Contactos
- "Networking"
- CRM