Soluciones GPS para el rastreo de flotas vehiculares

Uno de los principales problemas en la economía moderna es por supuesto la administración. Administrar todas las partes de un negocio que tiene una gran cantidad de componentes individuales, puede ser difícil, un ejemplo de esto es una cadena hotelera o una línea de autobuses. Esa dificultad también se aplica a las empresas como las flotas de taxis o limusinas, y es esta misma, la que motiva a todo buen empresario a considerar la compra de herramientas tecnológicas para la ayuda en la tarea de monitoreo de sus flotas, y como resultado obtener el máximo beneficio de sus inversiones.


1. ¿Qué es el seguimiento de flotas vehiculares?

En primer lugar, hablemos de un aspecto específico de la economía Americana - la industria del transporte. Más concretamente, vamos a hablar de la industria del transporte personal. No es fácil moverse en estos días, y cada vez se vuelve más difícil. Es por esta razón que muchos hombres y mujeres de negocios, han captado la idea de que la gente paga buen dinero por transportarse de un lugar a otro. Eso en pocas palabras, es el objetivo de la industria moderna de compañías de taxis. En la actualidad, hay un gran número de taxis en las calles. En algunos lugares, como la ciudad de Nueva York, todos ellos operan bajo un solo estándar, el famoso Medallón o "taxis amarillos" de la ciudad. A veces, estos son de propiedad individual de los conductores, quines hacen dinero mediante el transporte de personas en las calles. Más comúnmente, especialmente en las comunidades más pequeñas, estos son operados por compañías, los cuales son llamados por el teléfono. La persona que necesita un taxi, llama a la compañía, y la empresa envía un taxi a recogerlos. Este tipo de taxis, son conocidos como dentro de la industria como FHV o vehículos para alquiler, estos son manejados por una sola empresa, pero por esta razón el manejo de estos es mucho más complejo. Ahí es donde las herramientas GPS de localización de flotas o de localización de vehículos son tan útiles. Estas están disponibles en el mercado de consumo, para que los empresarios y empresarias las utilicen en sus propias flotas de taxis, esto con el fin de determinar qué pasa en su empresa y cuando sucede, esto es importante cuando se deben hacer los cheques de pago de los empleados, o hacer reclamos al seguro en caso de un accidente.

2. ¿Por qué utilizar herramientas de rastreo de flotas?

El primer paso en la buena administración, es saber exactamente qué pasa dentro de su empresa, cuánto tarda, cuánto cuestas y cuando se lleva a cabo. Eso es especialmente difícil en una flota de taxis, ya que toda esta información dependerá de cada conductor, cuyos intereses personales pueden estar en contradicción con los de la empresa. Si usted tiene un conductor propenso a la pereza, por ejemplo, él o ella puede reportar un mayor número de horas en su nómina, de las que en realidad hace, privando así a sus compañeros de trabajo y a la sociedad en su conjunto de valiosos beneficios. Esto también puede dar a la empresa un mal nombre, lo que una vez más, perjudica a sus compañeros de trabajo, así como a usted o cualquier otra persona en la alta dirección de la empresa. Entonces ¿Qué hacen las herramientas de seguimiento de flotas? Simple. Ellos registran y observan en una forma discreta, los tiempos, las tarifas, paradas, gastos de combustible e incluso, si así lo desea, la velocidad de sus autos. ¿Le preocupa que algunos de sus empleados puedan estar usando sus vehículos para romper las leyes de tránsito? Las herramientas de rastreo le permiten mantener un ojo en las áreas de transito y los límites de velocidad, lo que le permite saber qué tan rápido van sus taxis. Los sistemas de navegación por GPS también pueden ayudarle al conductor, ayudándole a llegar a donde debe, de la forma más rápida y eficiente, que simplemente basándose en mapas convencionales y la memoria de sus clientes.

3. Diferentes tipos de herramientas de rastreos de flotas

Existen dos variedades principales cuando se trata de una buena herramienta de administración de flotas. Estas dependen específicamente del tipo de información que necesita y el tipo de tecnología que desea incluir en sus vehículos. Estos también pueden suponer una gran diferencia en los costos, así que asegúrese de investigar ampliamente sus opciones antes de escoger una. Pregúntese si las características adicionales de cualquier sistema en específico, realmente valen la pena el costo extra que paga por ellas. De hecho, educarse acerca de los detalles de estos sistemas, es probablemente una buena idea. Las soluciones GPS para el rastreo de flotas, así como el mantenimiento del software, puede costar mucho dinero, y no debería ser una inversión que se toma a la ligera. Con suerte, estos sistemas tendrán una larga duración y serán usados para una gran cantidad de soluciones, por lo que debe tratarlos con mucha seriedad, cuando llegue el momento de comprar uno, asegúrese de conocer todas sus opciones y saber de antemano lo que quiere, para poder implementar en su empresa la mejor solución posible.

4. Rastreo de vehículos en tiempo real

El primer tipo de herramientas de rastreo, utiliza un software para realizar un tarea llamada " rastreo de vehículos en tiempo real" Esto significa exactamente lo que dice, el software sigue los paso de los vehículos en tiempo real, a través de una interfaz web o servidor de reenvío, Así que usted puede utilizar el poder de Internet para vigilar a su flota completa en tiempo real. Esto puede ser útil, si necesita ese tipo de información que se actualiza constantemente, como lo hacen algunas compañías de taxis. Esto también hace que la comunicación y la reparación, sea más fácil, ya que puede ver donde esta cada uno de sus taxis, y como llegar a ellos. Por supuesto, algunos conductores pueden ver este tipo de medidas, como una amenaza a su privacidad, pero estamos hablando de su empresa, por lo que usted tiene todo el derecho implementar este tipo de tecnologías, si protege sus intereses. Esto también es útil cuando usted necesita realizar un seguimiento de su flota, en varias ubicaciones, como cuando usted opera una compañía de transportes de larga distancia, donde los coches pueden estar en múltiples estados en un momento dado. Podría ser útil, por ejemplo, para un empresa de alquiler de autos, el seguimiento en tiempo real de la flota de, podría evitar robos y delitos menores, así como le permite mantener un ojo en su propiedad mientras está en el campo. El rastreo en tiempo real, también es útil para una flota de vehículos que utiliza los servicios de un despachador o algo similar. Supongamos que maneja una flota de taxis que funciona en base a llamadas de los clientes, y se especializa en la respuesta rápida. Si tiene un GPS en tiempo real, puede ver en su mapa, donde esta el taxi más cercano para enviarlo a la ubicación del cliente. Los tiempos de respuesta y la administración eficiente, son la clave para ahorrar dinero, así como hacer felices a sus clientes.

5. Soluciones históricas para el rastreo de su flota

La otra alternativa para el GPS en tiempo real, son las soluciones de seguimiento a través de historiales, el software en este caso no funciona en tiempo real como en el ejemplo anterior, pero proporciona una lectura de datos desde un dispositivo de almacenamiento de datos en el vehículo. Estos datos pueden ser alimentados en un servidor central o en el software de administración de flota y luego analizados para ofrecer la clase de información que usted necesita. Debido a que las soluciones históricas de localización de vehículos no requieren de una constante conexión a Internet, son a menudo mucho más baratas que las de tiempo real, por lo que es razonable analizar esta alternativa, al buscar una solución de seguimiento y rastreo. Este tipo de herramientas, funciona de la siguiente manera. El taxi sale, recoge los pasajeros, hace los cobros, para por gasolina y hace todas las otras cosas que generalmente se producen en un taxi durante un día. Mientras todo esto sucede, la unidad GPS en el interior del automóvil está registrando los lugares, velocidades, tiempos de parada, tarifa y todos la demás información que usted necesita saber para administrar con eficacia su flota. Cuando el taxi vuelve a la sede de la empresa, la información es recobrada y se incluirá en el principal software de administración de la flota, esto generalmente se hace de manera inalámbrica o por un puerto en el dispositivo. El software lo pone todo junto y usted estará listo para comenzar, sólo deberá revisar los datos y realizar cualquier cambio que consideren oportuno.

6. Lo mejor de ambos mundos

Una de las desventajas de los sistemas en tiempo real, es su costos, ya estas herramientas no baratas. Como hemos dicho, a menudo cuesta más que el sistema de seguimiento estándar, pero eso no es todo. Buen seguimiento en tiempo real casi siempre requiere una cuota mensual para la conexión constante a Internet en el interior del taxi. Entonces, ¿qué puede hacer usted? Algunos sistemas realmente mezclan los dos. Hablamos anteriormente acerca de cómo las soluciones de rastreo en grandes zonas, incluso múltiples estados, puede necesitar de seguimiento en tiempo real para ser realmente eficaces. Los sistemas híbridos, intentan mezclar los dos sistemas de entrada de datos, utilizando los sistemas históricos con los diversos puntos manejados por la empresa, como sede de la flota, alrededores de la ciudad o incluso en todo el país, y combinando el poder del internet, para rastrear fácilmente desde cualquier lugar donde se ubique una de sus unidades. Digamos que usted maneja un negocio de renta de automóviles, con ubicaciones en todo el estado de Nevada. Usted instalar sistema histórico de seguimiento de su flota, con una solución de seguimiento de flota en tiempo real, todo esto manejado por un buen software de seguimiento, le garantizarán un registro optimo de cada movimiento de su flota. Alguien alquila un coche en su oficina de Las Vegas y lo entrega en su sucursal de Reno. El grabador histórico dentro del coche, descarga su información en Reno, y de ahí en adelante el sistema de tiempo real toma el control, garantizándole acceso a la información de forma instantánea desde su oficina en Las Vegas. Es realmente tan sencillo como eso, y ofrece una solución elegante a los problemas de costo de una buena herramienta de seguimiento en tiempo real.

7. El seguimiento de flotas para el calculo de salarios

Una de las aplicaciones más útiles para las soluciones de seguimiento flotas, es al determinar exactamente cuanto debe pagar a sus empleados. Suponiendo que se está ejecutando un servicio de taxi, probablemente estará pagando salario base mas las propinas que sus conductores reciben, y un buen sistema de seguimiento de flota puede ayudarle a hacer esto más fácil. En el sistema, se almacenan con exactitud los tiempos de viaje y con esto, usted será capaz de conocer si el empleado está gastando demasiado tiempo sentado o alargando sus rutas para aumentar las tarifas. Este tipo de seguimiento, alienta a la honestidad en todos los ámbitos y se asegura de que se puede pagar bien a sus empleados y de forma justa en relación a cuánto trabajan. Por estas razones, es muy útil para tener un buen software de administración de flota así como un sistema GPS para el rastreo de vehículos.

8. El seguimiento de flotas y los seguros

Otra ventaja de un sistema de rastreo de vehículos, es la influencia que tienen estos en el pago de su seguro. El pago de seguros para automóviles, especialmente si su compañía de taxis es muy grande, puede ser un dolor de cabeza, e incluso el más pequeño ahorro en las tasas de seguros puede hacer una gran diferencia en términos del presupuesto total. Un buen sistema de rastreo de flotas, significa una conducción más segura, aunque sólo sea porque puede ver a sus empleados y asegurarse de que no está infringiendo la ley, pero una conducción más segura y menores accidentes, significan menores tasas de seguros. Si desea ahorrar algo de dinero que podría ser mejor gastado en otra parte, podría ser una buena idea invertir en un sistema de seguimiento vehicular por GPS.

9. En Conclusión

No importa lo que usted piensa que realmente necesita, la mejor manera de asegurar que usted obtiene la mejor oferta por su dinero, es para hacer una buena investigación y saber lo que estás buscando, incluso antes de empezar a buscar. La educación es la clave de la economía y se aplica a nada mejor que a las finanzas personales, cuanto más sepa, más podrá comparar, y cuanto más se puede comparar, más podrá ahorrar. La competencia significa que es posible que usted reciba el mejor trato por su dinero, y probablemente por un precio razonable. Por lo tanto, conozca el mercado y aprenda de la tecnología que busca, con estas dos herramientas, no deberá pasar mucho tiempo para que usted tenga la mejor solución de rastreo vehicular en su flota.
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