Tablero De Comando Parte II

En la primero parte del contenido del tablero de comando hablamos de sus generalidades con la estrategia empresarial. En este artículo se dan las perspectivas del tablero de comando...

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Perspectivas del tablero de comando:

1. Perspectiva financiera.
2. Perspectiva del cliente.
3. Perspectiva del crecimiento y aprendizaje.
4. Perspectiva de los procesos internos.
5. Perspectiva proveedores.
6. Perspectivas del comportamiento de las personas y de las acciones hacia la comunidad.

¿En qué fundamentos basamos este agregado?

En el que nos muestra al proveedor como el inicio de la cadena que permitirá satisfacer al cliente, es decir el que presenta los insumos o materia prima. Como ejemplo tenemos a las empresas automotrices que tuvieron que exigir a sus proveedores que certificaran una norma ISO 9001 /versión 2000 para que pudieran figurar en su listado de proveedores, tal como lo habían establecido en sus Casas Matrices. El que no cumplía con esta normativa dejaría de serlo. Aquí la negociación pasó a ser sumamente importante hasta tanto certificaran la ISO 9001/2000.

Respecto al comportamiento de las personas se tuvo en cuenta por que la calidad se percibe en ellos, en lo que portan consigo- comportan- ante los clientes internos y externos y los proveedores con los que deberán negociar para satisfacer las necesidades indagadas de los clientes que, en el caso de un Organizaciones gubernamentales como pueden ser un Ministerio o Municipio, se manifestarán en acciones concretas y medibles hacia la comunidad en donde están insertas y la que emitirá su voto en las elecciones. En las Empresas privadas se manifiesta a través de constantes encuestas que miden la satisfacción de los usuarios y del comprador misterioso ( mistery shopper).

¿Por qué un Tablero de Control?

El “Tablero” es un instrumento que facilita el Planeamiento Estratégico de la organización, transformando la visión, la misión, los valores, las estrategias y el propósito estratégico, a través de un sistema informático que contempla:

• Objetivos que se quieren alcanzar.
• Indicadores para medir los objetivos paso a paso.
• Metas a alcanzar en diferentes plazos.
• Resultados producidos en función del tiempo.
• Estrategias y sus alternativas para alcanzar las metas establecidas.
• Apreciación de la situación en el logro o no de las metas.
• Ajustes estratégicos a diseñar y llevar a cabo, para ajustar el rumbo y la marcha y de esta manera, asegurar el logro integral de las metas.

El Tablero de Comando conceptual es un encadenamiento de objetivos en forma de red que mide respectivamente las siguientes seis perspectivas:

1. Financiera (Accionistas): objetivos de satisfacción de los accionistas o dueños de la organización. Sirve de enfoque para todos los objetivos e indicadores de todas las demás perspectivas.

2. Clientes: objetivo de satisfacción de los clientes internos y externos con relación a los productos, servicios y atención de la organización.

3. Procesos: (dependen de las Gerencias) objetivos de excelencia en los procesos internos del negocio al buscar el menor desvío posible, de los ejecutivos de la organización, para satisfacer plenamente a accionistas, clientes internos y externos y a proveedores.

4. Personal: objetivos de aprendizaje organizacional en cuanto al mejoramiento y la innovación de competencias humanas y tecnológicas habilitantes, en un clima laboral motivante, proactivo, de bienestar y seguridad.

5. Proveedores: objetivos de satisfacción de los proveedores internos de la organización, de cada unidad y de los externos que proveen los insumos.

6. Comportamiento y Comunidad: objetivos que inciden en la satisfacción de los clientes y los de la comunidad en donde se desenvuelve la organización al agregar valor por medio de un comportamiento concreto que es el que perciben los clientes actuales, los potenciales y la comunidad.

Debemos resaltar la necesidad de pensar al “Tablero” como el centro de un proceso de dirección estratégica y de qué manera se convierte en un referente obligado y permanente de la dirección de la Empresa para monitorear en la computadora cada situación que se le presente y así poder vincular el presupuesto con el Plan Estratégico.

Además se debe tener especial cuidado de no limitarse sólo a indicadores financieros como ha sido lo tradicional en nuestro medio, operando como si los escenarios no hubieran cambiado y no cambiarán, ya que si se persiste en esto el fracaso estará asegurado.

Observemos de qué manera se implementa:

• Orientando los recursos, el presupuesto, las distintas áreas de la empresa y las unidades de negocio hacia el logro de los objetivos establecidos en la Estrategia.
• Estimulando, con un ejemplo activo, la motivación del Personal hacia el logro de los objetivos estratégicos en equipo.
• Buscando que la Estrategia sea tarea de todos, todos los días y todo el tiempo.
• Comunicando claramente la Visión, la Misión y los valores que sustentan la estrategia a todo el Personal sin excepción.
• Verificando que todos hayan comprendido la Visión, la Misión y los valores.
• Ayudando a cada área y unidad de negocios a que definan sus objetivos alineados con la estrategia empresarial y siguiendo un diagrama de causa-efecto. Ej.: Si el Personal se encuentra capacitado y motivado entonces estará en condiciones de elaborar productos/servicios de calidad que satis- fagan a nuestros clientes internos. “Si diseñamos productos/servicios de calidad entonces nuestros clientes externos estarán satisfechos.” Y así sucesivamente.

Asistiendo a cada gerente – coaching- para el logro de los objetivos trazados en el trabajo en equipo.

Preparando a cada gerente para que a su vez, asista a su gente en el aprendizaje -coaching- para que este sea efectivo y se vuelque a la tarea.

Asistir a cada colaborador para que defina sus objetivos personales y los pueda alinear con los del área o unidad de negocios en donde trabaja.

Reconocer e incentivar económicamente por el logro de los objetivos estratégicos.

Una vez que hemos cumplido con los pasos anteriores habrá que ocuparse de lograr que la Estrategia se convierta en un proceso continuo de todos y, a través de un efectivo trabajo en equipo, que busque no sólo la mejora continua en toda la Empresa sino, y esencialmente, la innovación estratégica.

La manera de efectuar esta etapa es la recomendada por Kaplan y Norton y consiste en ir realizando una retroalimentación de ida y vuelta de doble entrada que permita validar la Estrategia y fomentar el aprendizaje continuo y relacionando activamente el presupuesto con la estrategia.

El Tablero de Comando debe ser liderado desde el máximo nivel. ¿De qué manera?:

• Participando en la presentación de la herramienta de gestión a los gerentes de su Empresa.
• Participando y ayudando en los detalles de concientización – counseling- del Tablero de Comando.
• Apoyando a los gerentes en su aprendizaje de esta importante herramienta de gestión (coaching).
• Asistiendo a los colaboradores de sus gerentes (mentoring) para que el trabajo en equipo se convierta en una realidad de la organización.

El Tablero de Comando complementa las medidas financieras tradicionales con criterios que miden el desempeño en base a las seis perspectivas elegidas. Esta es la mejor publicidad ya que logra la fidelidad del Personal -clientes internos- hacia la organización y de los clientes externos hacia los productos y servicios de la organización, a la vez que logra la satisfacción de los accionistas y los de la comunidad.

El Tablero de Comando encara principalmente una deficiencia importante de los métodos tradicionales, suma la habilidad de ligar Estrategia a largo plazo de la Empresa con acciones a corto plazo a través de indicadores consensuados en cada área o unidad de negocio.

El Tablero de Comando provee una estructura para centrase en los indicadores de cada proceso crítico tales como Plan de Negocios, distribución de recursos, estrategias y retroalimentación, aprendizaje, comportamiento ante los clientes- internos y externos y hacia acciones comunitarias, no tan frecuentes en nuestros mercados y en nuestro medio en general por no contar con recursos suficientes pero que la utilización del “Tablero” de manera efectiva va a permitir.

De esta manera el Tablero de Comando permite a la Empresa unir sus presupuestos financieros con las Estrategias.

Asimismo, en una economía en donde la competencia es agresiva y en la cual las empresas deben obtener ventajas competitivas para subsistir, esta herramienta hace posible que las organizaciones puedan utilizar de manera satisfactoria dos de los atributos más valiosos: la comunicación y la información. Es decir mayor ganancia y el ahorro de hasta un 25% de los costos de incumplimiento o de la no calidad de las necesidades y expectativas detectadas de los clientes.

Con el aporte de los sistemas computarizados se permite desarrollar un software para el logro de una medición al día de cada una de las perspectivas elegidas, al aparecer en pantalla los indicadores elegidos en equipo para cada una de estas perspectivas que contemplan el Tablero de Comando. De esta manera se controla la marcha de la estrategia programada y despersonalizando el control que, por lo general, ha traído más problemas que soluciones, más costos que beneficios.

Pero el Tablero de Comando no es solamente un sistema de medición y control sino un sistema gerencial para lograr un alto grado de motivación en cada integrante de cada Área y una ejecutoria competitiva sin parangón. Con su ayuda les resulta más fácil a los altos ejecutivos comunicar a toda la organización las metas específicas a lograr y la estrategia que garantice el cumplimiento de los objetivos y de qué manera cada empleado está involucrado para el éxito esperado.

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